15 เทคนิค Work From Home ทำงานให้มีประสิทธิภาพ

ในวันที่เรายังต้องระวังตัวจากสถานการณ์โควิด-19 ส่งผลให้ใครหลายคนต้อง Work from Home ทำงานจากที่บ้านมาหลายเดือนแล้ว ดังนั้นการจัดสภาพแวดล้อมและตารางชีวิตการทำงานให้ดี ย่อมส่งผลต่อประสิทธิภาพงานที่ดีด้วย SC Asset จึงหยิบเอาเทคนิคการ WFH ให้มีประสิทธิภาพมาแนะนำให้กับคุณ

 

 

1. จัดพื้นที่ทำงานให้เป็นสัดส่วน

 

การจัดพื้นที่ทำงานในมุมใดมุมหนึ่งบ้านให้เป็นสัดส่วนจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ และไม่ควรทำงานบนเตียงนอนเป็นอย่างยิ่ง เพราะนอกจากจะทำให้สรีระการนั่งทำงานไม่ดี ส่งผลต่อสุขภาพแล้ว ยังอาจทำให้นาฬิการ่างกายรวน เวลานอนไม่ง่วงอีกด้วย

 

นอกจากนี้การจัดพื้นที่บนโต๊ะทำงานให้เรียบร้อยและสวยงามก็ช่วยสร้างแรงบันดาลใจหรือพลังในการ ทำงานได้ วางของตกแต่ง ต้นไม้ โคมไฟเพื่อประดับก็ชุบชูใจคนทำงานไม่น้อย

 

 

2. โต๊ะ เก้าอี้ที่ดีเพื่อสุขภาพ

 

การต้องนั่งทำงานเป็นเวลาอย่างน้อย 6-8 ชั่วโมงเป็นอย่างต่ำ การลงทุนในอุปกรณ์อย่างโต๊ะและเก้าอี้ที่ดี ให้เหมาะสมกับสรีระของคุณจะช่วยให้คุณไม่เป็น Office Sysdrome ได้สำหรับเก้าอี้สำนักงานก็มีให้เลือก หลายแบบหลายวัสดุ ส่วนโต๊ะทำงานก็ทีทั้งแบบธรรมดาและแบบใหม่ล่าสุด อย่างโต๊ะทำงานปรับระดับแบบไฟฟ้า ที่ยืดขึ้นลงได้ เพื่อปรับอิริยาบทในการทำงาน ไม่ให้นั่งอย่างเดียว 

 

 

3. จัดตารางเวลาให้ชัดเจน

 

การจัดเวลาในการ Work From Home ทำให้เวลาส่วนตัวและเวลาพักผ่อนไม่ปนไปกับการทำงานที่บ้าน เพราะบางครั้ง หากไม่จัดเวลาการทำงานให้ชัดเจนก็จะทำให้การทำงานที่บ้านเป็นการทำงาน แทบจะตลอดเวลา ดังนั้นควรแบ่งเวลากินข้าว พักเที่ยง และเลิกงาน เช่นเดียวกันกับครั้งเมื่อไปออฟฟิศ

 

4. ตั้งเป้าหมายในแต่ละวัน

 

บางครั้งการทำงานที่บ้านก็เหมือนมีงานที่ต้องรับผิดชอบตลอดเวลาและเยอะไปหมด การจัดเป้าหมายในแต่ละวันจะทำให้คุณรู้ว่าควรทำอะไรก่อน-หลัง และอะไรควรเป็นงานของวันพรุ่งนี้บ้าง 

 

 

5. Online Storage

 

หนึ่งในอุปสรรคของการทำงานที่บ้าน คือ แต่ละคนในทีมจะอาจจะทำงานใครงานมัน ข้อมูลและชิ้นงานกระจัดกระจายเต็มไปหมด ดังนั้นจึงควรย้ายรูปแบบการทำงานมาเป็นรูปแบบของ Cloud หรือ เก็บงานแบบ Online Storage มากขึ้นเพื่อให้สามารถสื่อสารกันได้ง่าย ระดมความคิด หรือทำงานในไฟล์เดียวกัน เช่น ถ้าเป็นสายเขียนงาน ทำสไลด์ ทำบัญชีแนะนำเป็น Google Docs, Google Sheet และ Google Slide 

 

สำหรับการดู Process ของงานหรือ Project Management  แนะนำเป็นแอปพลิเคชั่น Trello หรือ Slack

 

เก็บงานทั้งหมดใน Storage อย่าง Google Drive หรือ iCloud  

 

 

6. กำหนดเวลาพักบ้าง

 

การ Work From Home ของบางคนก็ทำให้ทำงานหนักขึ้นเพราะสามารถทำงานได้ตลอดเวลา ดังนั้นควรกำหนดเวลาพักให้ตัวเองบ้าง อาจเป็นการกำหนดตารางเวลาให้ชัดเจน หรือใช้สมาร์ทวอทช์ตั้งเวลาการยืนระหว่างวัน เพื่อให้พักจากอิริยาบทการทำงาน

 

การ Work From Home ถือเป็นการได้จัดสรรเวลาชีวิตได้ง่ายกว่าเดิม เพราะไม่ต้องเสียเวลาไปกับการเดินทาง ดังนั้นก็ควรใช้ประโยชน์จากช่วงเวลานี้ทำงานให้มีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกันก็ดูแลและใส่ใจสุขภาพตัวเองด้วย

 

 

7. วางแผนการติดต่อสื่อสาร

 

เนื่องจากเป็นการ Work frome Home ทำให้การสื่อสารภายในทีมกับลูกค้าอาจเกิดการคาดเคลื่อนได้ ดังนั้นคุณอาจจะต้องทำความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีหรือเครื่องมือสื่อสาร ที่บริษัทหรือลูกค้าของคุณใช้ระหว่างทำงานที่บ้าน และติดตั้งระบบที่เอื้ออำนวยต่อการทำงานยุคดิจิตอล ทั้ง VDO Conference, Zoom, Google Meeting, Hangout หรือ Microsoft Team และระบบ VPN ต่างๆ มาเป็นผู้ช่วยให้คุณทำงานที่บ้านได้สะดวกมากขึ้น หลังจากติดตั้งและเรียนรู้แอปพลิเคชันแล้วอย่าลืมเทสต์ระบบก่อนใช้งานจริง เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาขณะทำงาน

 

 

8. สร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน

 

เพราะบรรยากาศดีๆ สามารถปลุกไอเดียสร้างสรรค์ สร้างแรงบันดาลใจให้ขับเคลื่อนผลงานดีๆ ได้ แน่นอนว่าเสียงทีวี เสียงรถยนต์ หรือความวุ่นวายของสัตว์เลี้ยง เป็นตัวฉุดรั้ง ลดทอนสมาธิในการ Work from Home ของคุณ และอาจทำให้คุณภาพงานลดลงไปด้วย ดังนั้นควรจัด Work Space ให้พร้อมสำหรับทำงานโดยเฉพาะ ถ้าคุณมีห้องทำงานส่วนตัวอยู่แล้วก็โชคดีไป แต่ถ้าคำตอบคือไม่ ! ลองหามุมทำงานเหมาะๆ โต๊ะทำงานไซส์ที่คิดว่าใช่ เก้าอี้ที่ดีต่อกล้ามเนื้อ โน้ตบุ๊กต้องพร้อม เป็นการช่วยสร้างบรรยากาศให้เหมาะกับการทำงาน และช่วยทำให้มีสมาธิจดจ่อกับงานมากขึ้นอีกด้วย 

 

นอกจากนี้คุณอาจต้องทำความเข้าใจกับสมาชิกในบ้าน ไม่ให้มารบกวนช่วงเวลาทำงานหรือตอน VDO conference กับลูกค้า ทีมงานที่ออฟฟิศ ที่สำคัญอย่าลืมจัดระเบียบข้าวของเครื่องใช้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ก็ช่วยให้การทำงานลื่นไหล ไม่ว่าจะหยิบจับหาอะไรก็เจอ เท่านี้ก็เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณให้มากขึ้นได้ง่ายๆ แล้ว

 

 

9. ทำ To Do List ในแต่ละวัน

 

ถึงจะเป็นการ Work frome Home แต่จงรู้ไว้ว่าการทำงานที่บ้านคือบททดสอบวินัยในการทำงานของคุณ ดังนั้นนี่อาจเป็นเวลาที่ดีในการปรับตัว การกำหนดเวลาทำงานให้ชัดเจนเหมือนกับเวลาทำงานปกติที่ออฟฟิศ เหมือนจะเป็นเรื่องเบสิกแต่เชื่อเถอะว่ามันคือการเริ่มต้นที่ดีในทุกๆ วัน เพื่อสะดวกต่อการติดต่องานกับทีมหรือลูกค้า และควรทำ To Do List งานในแต่ละวัน พร้อมจัดลำดับความสำคัญกับไทม์ไลน์ให้ดี โดยใช้ Trello (ทริลโล่) แอพพลิเคชัน Dashboard ที่มีหน้าตาคล้ายกระดานที่เราเอาไว้แปะโพสต์อิท เพื่อช่วยสร้าง To Do List ให้การทำงานสะดวกขึ้น สามารถแชร์ให้คนอื่นๆ ในทีมได้รับรู้งานของตัวเอง และคนอื่นๆ รวมไปถึงเห็นการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลตลอดเวลา ตั้งแต่การวางแผน คอมเมนต์จากลูกค้า หรือแม้กระทั่งเดตไลน์ต่างๆ ! เพียงเท่านี้คุณก็จะไม่มีงานค้างและยังทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

 

 

10. Work Life Balance

 

การทำงานเป็นระยะเวลานานมักส่งผลให้เกิดความเครียดได้ง่าย ต่อให้กำลัง Work from Home ก็ควรหาเวลาเบรกหรืออนุญาตให้ตัวเองได้ผ่อนคลายความเครียดในขณะทำงานบ้าง อาจเปิดเพลย์ลิสต์จาก Youtube ฟังคลอๆ ขณะทำงานโดยไม่ต้องใส่หูฟัง เพราะไม่ต้องเกรงใจว่าจะรบกวนคนอื่นเหมือนกับตอนทำงานที่ออฟฟิศ หรือจะเล่น Social media บ้างอย่าง Facebook IG หรือ Twitter เพื่อคลายเครียดระหว่างพักเบรก

 

นอกจากผ่อนคลายสมองแล้วควรผ่อนคลายกล้ามเนื้อด้วยเช่นกัน เพราะการนั่งทำงานติดต่อกันเป็นเวลานานทำให้ร่างกายเกิดความปวดเมื่อยได้ จึงควรหยุดพักเป็นระยะเพื่อยืดเส้นยืดสาย อาจเดินออกไปที่ระเบียงบ้านเพื่อเปลี่ยนอิริยาบถ หรือเดินเล่นในสวนข้างบ้านให้ธรรมชาติสีเขียวช่วยผ่อนคลายสายตาบ้างก็ไม่ผิดกติกา ก่อนกลับไปลุยงานต่อ รับรองว่าจะรู้สึกสดชื่น อาการปวดเมื่อยและความเครียด หรือแม้แต่ออฟฟิศซินโดรมไม่มีทางถามหา แถมยังช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพกว่าที่เคย เชื่อสิ !

 

 

11. ตื่นนอน กินข้าวเช้า และเริ่มงานเป็นเวลา

 

วางแผนกิจวัตรการทำงานของตัวเองให้เหมือนกับการไปทำงานให้มากที่สุด กำหนดตาราง เวลาการทำงานที่ชัดเจน อาบน้ำ รับประทานอาหารเช้า ดื่มกาแฟ แล้วค่อย เริ่มงานไม่ควร ลุกขึ้นมาแล้วนั่งทำงานทันทีโดยเด็ดขาด เพราะนอกจากจะ ทำให้การทำงานรู้สึกไม่ กระปรี้กระเปร่าแล้ว ยังทำให้รู้สึกว่าเวลาอยู่บ้านคือ เวลาทำงาน ไปโดยปริยาย

 

 

12. จัดพื้นที่ทำงานให้เหมาะสม

 

อาจจะต้องมีการจัดโต๊ะทำงานกันใหม่ เพราะหลายบ้านอาจจะไม่มีพื้นที่ ทำงานที่จริงจังที่บ้าน นอกจากจะต้องมีโต๊ะ มีเก้าอี้แล้ว อาจจะหามุมบ้านที่จะสามารถ ปลีกตัวเพื่อประชุมงานออนไลน์ได้โดยไม่มีสมาชิกในครอบครัวมารบกวนด้วย

 

 

13. ทำงานตามเวลาออฟฟิศจริง

 

กำหนดเวลาการทำงานตามออฟฟิศ เช่น จากที่เคยทำงาน 9.00-18.00 น. และมีพักเที่ยง ตอน 12.00-13.00 น. ก็ควรทำงานตามเงื่อนไขเวลาเดิม ไม่เช่นนั้นดูเหมือนว่าการอยู่บ้าน จะกลายเป็นการทำงานตลอดเวลาไปเสียได้ นอกจากนี้ เรื่องการติดต่อสื่อสารกับบริษัทหรือ คู้ค้าอื่นๆ ก็จะได้ใช้เวลาทำงานเช่นเดียวกัน ไม่ได้รบกวนเช้าเกินไปหรือดึกเกินไป

 

 

14. จัดอุปกรณ์ทำงานให้เหมาะสม

 

นอกจากเรื่องมุมทำงานแล้ว ก็ควรมีอุปกรณ์และเฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะ เก้าอี้ ที่รองเท้า หรือแม้แต่โคมไฟ เพื่อให้การทำงานที่บ้านราบรื่นที่สุด

 

 

15. อย่าทำงานบนเตียง

 

กฎเหล็กของการทำงานที่บ้าน ไม่ว่าจะเป็นช่วง Work From Home หรือไม่ก็ตาม คือการอย่าทำงานบนเตียง เพราะเป็นการแบ่งสัดส่วนพื้นที่ที่ชัดเจนให้กับตัวเอง และที่สำคัญยังป้องกันการนอนต่อได้ดีอีกด้วย

 

นโยบายของบริษัทใครยังต้องมี Work From Home อยู่บ้านก็อยากให้ลองปรับพฤติกรรม หรือปรับสเปซของพื้นที่ทำงานที่บ้านให้เป็นสัดส่วนมากขึ้น เพราะนอกจากจะช่วยให้ นาฬิกาชีวิตยังทำงานได้ดีแล้ว ยังช่วยให้การทำงานที่บ้านมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

 

เป็นยังไงกันบ้างสำหรับวิธีเตรียมรับมือเพื่อ Work from Home ที่นำมาฝากกัน หวังว่าวิธีเหล่านี้จะช่วยอัปเลเวลให้คุณสามารถทำงานที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม และสำหรับใครที่เบื่อหรือเครียดกับการทำงานลองทำตามนี้ดู รับรองว่าประสิทธิภาพเทียบเท่ากับทำงานที่ออฟฟิศแน่นอน